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La Fototeca si trova in Castello al III piano dell'ala ovest. E' aperta al pubblico con un orario regolare di consultazione: dal lunedi al venerdi (ore 9.00-12.30).
Dal 1984 affidata a un conservatore (responsabile anche della Galleria dei Disegni e delle Stampe e della Biblioteca d'Arte), è stata riorganizzata con la riapertura delle sezioni museali del Castello seguita al terremoto del 1976, dal 1988 è aperta regolarmente al pubblico, prima era accessibile agli studiosi che ne facevano richiesta. La Fototeca si è sviluppata negli anni Ottanta con acquisizioni di interi archivi e di piccoli nuclei fotografici locali.
Il servizio al pubblico ed il riordino sono affidati a un collaboratore del conservatore.
Un fotografo adempie alle esigenze interne: eseguire le fotografie, realizzare le stampe da pellicola e da lastra ad uso interno, effettuare i servizi di documentazione (es. di scavi archeologici, avvenimenti artistici, eventi particolari); esegue per il pubblico stampe in bianco e nero di fotografie dell'archivio.
Nonostante i problemi di organizzazione, di conservazione e di catalogazione, derivanti dalla notevole consistenza del complesso si realizza un soddisfacente servizio al pubblico. La ricerca può articolarsi nei vari fondi organizzati ciascuno secondo criteri semplici ed essere facilitata dall'assistenza dell'addetto. Non esiste una catalogazione generale informatizzata, ma si è proceduto a inventariazione o pre-catalogazione per argomenti di ricerca, per fondi e per autori, man mano che se ne è presentata l'opportunità. La ricerca è diversa, a seconda dei fondi: spoglio diretto dei cartoni con fotografie e didascalie, ordinati a soggetto e alfabeticamente, consultazione di album a soggetto, ricerca in elenco a soggetto e visione dei relativi materiali contenuti in buste numerate.
Mentre si attende l'approvazione di un regolamento comprensivo di tutta la casistica che negli anni si è venuta ampliando parallelamente al progresso dei sistemi di realizzazione dell'immagine, al fine di disciplinare la consultazione da parte del pubblico e la richiesta di duplicazione delle immagini (che soprattutto quando è a fini di lucro implica attenzione a molteplici aspetti), per interessati e studiosi è valida la prassi consolidata che segue.
Gli archivi della Fototeca sono consultabili da parte del pubblico secondo gli orari stabiliti, previa compilazione di un modulo di richiesta e presa conoscenza del regolamento. Per i positivi originali d'epoca di alcuni fondi, che i responsabili della Fototeca hanno ritenuto di salvaguardare dall'usura della frequente consultazione, sono a disposizione del pubblico duplicati o fotocopie delle fotografie ottocentesche i cui originali sono conservati a parte.
Sono state avviate la realizzazione di negativi per le immagini che non ne sono corredate e la stampa di negativi che in rari casi sono privi di positivo.
Nell'ambito della consultazione sono contemplate anche richieste di fotografie di opere d'arte dei depositi dei Civici Musei che non siano ancora state fotografate per le schedature museali (in fase di revisione e completamento), o esecuzione di fotografie di particolari delle opere già fotografate, o realizzazione di diacolor quando esiste solo negativo b.n. In tali casi è richiesto all'interessato di cedere alla Fototeca un esemplare del negativo o del diacolor realizzato ex novo e i costi di esecuzione delle riprese, sono totalmente a carico del richiedente.
Su richiesta si autorizzano riproduzioni e ristampe dei materiali conservati presso la Fototeca a scopo di ricerca, studio o pubblicazione. La richiesta scritta (o l'apposito modulo compilato) con l'indicazione dello scopo per il quale verranno utilizzate le immagini è autorizzata dal responsabile della Fototeca in base alla corrispondenza con le finalità dell'istituto e in relazione con le caratteristiche e lo stato di conservazione dei materiali scelti. In particolare, per quanto riguarda riproduzioni da lastre d'epoca, molto delicate, se non esiste già un "internegativo", si procede all'esecuzione dello stesso, che deve essere depositato in Fototeca, addebitandone le spese al richiedente.
E' a carico del richiedente anche il costo di realizzazione di un negativo per una riproduzione di fotografia di cui esista solo il positivo. Al richiedente verrà consegnata la stampa, il negativo verrà inserito in Fototeca.
La fotoriproduzione è affidata al laboratorio esterno che dia garanzie di qualità tecnica e di accuratezza nel trattamento dei materiali da duplicare o stampare: i materiali da riprodurre sono consegnati dagli addetti alla Fototeca (o ritirati dal laboratorio); l'interessato salda le spese direttamente allo studio incaricato. Non è consentita la riproduzione da positivi a cura di studiosi e studenti con propria attrezzatura.
E' possibile usufruire del servizio di scannerizzazione delle immagini.
La richiesta di procedere con attrezzatura propria da parte del pubblico viene accolta in vie eccezionali a discrezione della direzione.
La richiesta di effettuare riprese filmate di fotografie degli archivi può essere autorizzata di volta in volta solo per iniziative di diffusione ritenute opportune dai responsabili, e comunque non a scopo privato.
Non è applicato attualmente il pagamento dei diritti per la riproduzione, e non sarà previsto nemmeno nel futuro regolamento per enti e persone motivati esclusivamente dalla ricerca, dallo studio e dall'uso strettamente personale, sottoscrivendo un impegno a non diffondere al pubblico le copie richieste.
Quando la richiesta proviene da istituto culturale o ente pubblico affine, se l'esecuzione è possibile tramite il fotografo dei musei si procede nell'ambito degli usuali rapporti di scambio senza richiesta di pagamento, sostituita dall'omaggio della pubblicazione in cui l'immagine figuri o, trattandosi di uso per sole ragioni di studio, di altri volumi prodotti da quell'ente o istituto.
Tutte le immagini che vengono pubblicate o comunque diffuse devono recare in didascalia la provenienza (Fototeca dei Civici Musei, Udine), il nome del fotografo autore dell'originale (es.: Pignat, Brisighelli...) ed eventualmente il fondo di provenienza nell'ambito della Fototeca (es.: Archivio Friuli, Archivio Brisighelli. .. ).
Le immagini pubblicate o diffuse all'esterno devono sempre segnalare in didascalia la provenienza dalla Fototeca dei Civici Musei, Udine; inoltre, quando è documentato, deve essere citato il nome del fotografo autore dell'originale; sarà sempre utile riportare il nome dell'archivio di provenienza nell'ambito della Fototeca quando non si conosce il nome del fotografo, ed in ogni caso quando vi sia lo spazio per la citazione, sarà utile, anche ai fini di una ricerca da parte di eventuali interessati.
Da parte di enti, istituti, autori o editori è dovuto l'omaggio di due copie della pubblicazione o di altri materiali stampati in cui siano inserite le immagini, da destinare alla Biblioteca d'Arte.
E' ammesso il prestito di fotografie originali d'epoca conservate negli archivi della Fototeca esclusivamente per iniziative espositive, con l'adempimento di tutte le formalità previste per esposizioni di altri tipi di opere d'arte. Non è ammesso il prestito di foto, lastre, negativi e diacolor in originale a studiosi o altri, a case editrici, tipografie o enti e istituti culturali. Pertanto le richieste di materiali devono pervenire in tempo utile per consentire l'esecuzione dei duplicati dopo relativa autorizzazione. Non sono contemplate deroghe alle disposizioni per richieste tardive. Se tuttavia la Direzione dei Musei dovesse autorizzare sotto propria responsabilità e in via del tutto eccezionale prestiti di materiali, dovranno comunque essere ben documentati l'uso e il referente e stabilito un termine entro cui esigere la restituzione di tali materiali. Qualora essi venissero restituiti danneggiati o alterati, sarà stabilito un risarcimento dei danni subiti; qualora poi essi non venissero resi, il pagamento di una forte penale. In ogni caso di danno, sarà richiesta comunque per la Fototeca una riproduzione dei materiali nello stato precedente.
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